Uudessa työpaikassa aloittaminen on aina jännittävää. Siihen liittyy paitsi itse työtehtävään perehtyminen, myös yrityksen toimintatapoihin, arvoihin ja uusiin työkavereihin tutustuminen. Tiedät ehkä tunteen, kun saavut innokkaana uuteen työympäristöön, mutta sinulla ei ole työvälineitä, tunnukset eivät toimi, etkä tiedä, keneltä kysyt apua. Frendyllä tällaiset sudenkuopat on vältetty hyvin hiotun perehdytysprosessin avulla, jossa esimerkiksi ServiceDeskin nimetyt koutsit ovat mukana heti ensimmäisestä päivästä alkaen, jotta uusi työntekijä tuntisi olonsa tervetulleeksi. Haluamme, että uudet frendyt saavat tarvittavat työkalut menestyäkseen tehtävässään ja kokevat olevansa tärkeä osa Frendyn tarinaa.

Frendyllä koutseja on pääasiassa Service Desk-tiimeissä ja heidän tehtävänsä on olla uusien työntekijöiden apuna ja tukena etenkin ensimmäisinä viikkoina. Heidän puoleensa voi kuitenkin kääntyä myös myöhemmin työsuhteen aikana, sillä perehdytys ei suinkaan pääty perehdytysjaksoon.

Frendyn perehdytysprosessin kehityksestä vastaava Työntekijäkokemuksen asiantuntija Suvi Kallio sekä Helsingin toimistolla koutsina toimiva IT-asiantuntija Joni Koivu kertovat, mitä perehdytys ja koutsit tarjoavat uudelle työntekijälle.

Mitä tapahtuu, kun uusi frendy aloittaa talossa?

Ennen ensimmäistä työpäivää uuden frendyn varalle on tehty valmistelut hyvissä ajoin. Muun muassa työvälineet, tunnukset, tervetulopaketti ja perehdytyssuunnitelma ovat valmiina. ”Uusi työntekijä pääsee heti alussa keskittymään tärkeimpiin asioihin eli tutustumaan rauhassa uusiin työkavereihinsa, työympäristöön ja esihenkilöönsä,” huomauttaa Työntekijäkokemuksen asiantuntija Suvi. Hän lisää, että työntekijä saa heti käyttöönsä myös Frendyn työsuhde-edut, kuten Epassin, työterveyspalvelut ja vapaa-ajan vakuutukset.

”Parasta on, kun voi antaa toisille onnistumisen kokemuksia”

Vaikka virallinen koutsin titteli on Frendyllä melko uusi, Joni Koivu on perehdyttänyt uusia työntekijöitä oman työnsä ohella jo yli vuoden ajan. Koutsin rooli on monipuolinen IT-asiantuntijan tehtävän lisä ja sisältää perehdytyksen lisäksi valmentamista ja tukemista monenlaisissa tilanteissa. Koutsi voi joutua perehdyttämään useita harjoittelijoita kerralla, toimii palvelupäälliköiden tukena ja käsittelee reklamaatioita. ”En aina anna suoria vastauksia, vaan ennemmin ohjaan perehdytettävää oikeaan suuntaan,” Joni kuvailee koutsin rooliaan.

Jonin mielestä parasta koutsin tehtävässä on mahdollisuus auttaa toisia. ”Auttaminen on parasta. Se, kun voi antaa toisille onnistumisen kokemuksia ja auttaa heitä pääsemään umpikujasta eteenpäin,” Joni kertoo. Uudet työntekijät ovat myös kiitelleet Jonia perehdytyksissä erityisesti selkeydestä ja konkreettisista esimerkeistä.

Joni kertoo, että perehdytysprosessin kehityksessä on tukena myös Microsoft Planner, joka sisältää perehdytyssuunnitelman, jonka jokainen perehdyttäjä pääsee laatimaan ennen aloitusta. Sen avulla myös uusi työntekijä pääsee seuraamaan edistymistään. ”Työntekijä voi itse kuitata tutut asiat ja nähdä, mitä vielä puuttuu. Perehdytysprosessi sujuu nopeasti ja uusi työntekijä pääsee heti kokeilemaan työtehtäviä itse,” Joni kuvailee.

Mitä perehdytys käytännössä sisältää?

Jonin mukaan hänen tiimissään perehdytys kestää yleensä kolme viikkoa. Perehdytyksen alkuun on suunniteltu selkeät kokonaisuudet, jotka työntekijän on helppo hahmottaa. Ensimmäiset päivät vietetään esihenkilön kanssa tutustuen yrityksen arvoihin, järjestelmiin ja käytäntöihin. ”Ensimmäiset päivät pyritään pitämään rennompina, etteivät ne olisi pelkkää 7,5 tunnin asiatykitystä,” Joni lisää.

Tämän jälkeen siirrytään tikettijonoon, jossa käsitellään keissejä yhdessä. Toisella viikolla perehdytään puhelintyöhön, ja koutsi ohjaa perehdytettävää etäyhteydellä. Kolmannella viikolla työntekijä siirtyy itsenäiseen tikettityöhön, mutta perehdyttäjä on edelleen tarvittaessa paikalla.

”Keskusteluja käydään jatkuvasti ja palautetta saa puolin ja toisin”

Suvi vastaa Frendyllä onboarding-prosessista ja sen kehittämisestä. ”Tavoite on, että perehdytys tehdään yhtä laadukkaasti kaikilla Frendyn 15 toimistoilla ympäri Suomen,” hän kommentoi.

Suvi käy myös itse uuden työntekijän kanssa keskusteluja perehdytysvaiheen aikana, joissa kerätään uudelta työntekijältä palautetta prosessista ja etsitään myös kehityskohteita. ”Prosessin kehitys on jatkuvaa, ja kun huomataan jokin kehitettävä asia, sitä pyritään viemään eteenpäin,” Suvi toteaa. Esimerkiksi uudelta työntekijältä tullut toive Plannerista otettiin juuri osaksi perehdytysprosessia.

Uuden työntekijän sopeutumista taloon seurataan säännöllisesti esihenkilön kanssa, ja perehdytys kehittyy työntekijän mukana. ”Noin kuukauden kohdalla keskustellaan, miten perehdytys on työntekijän mielestä sujunut. Keskusteluja käydään jatkuvasti ja palautetta saa puolin ja toisin,” Suvi kuvailee.

Uusi frendy halutaan ottaa osaksi tiimiä myös muilla tavoin. ”Toivottaisiin, että uusi työntekijä olisi myös perehdytysjakson jälkeen paikan päällä toimistolla, jotta hän näkisi kollegoita ja pääsisi paremmin mukaan tiimiin,” Suvi toteaa. Paljon riippuu myös työntekijän omasta aktiivisuudesta. Joni kertookin, että mitä enemmän tekee yhteistyötä muiden tiimien kanssa, sitä paremmin sopeutuu. ”Perehdytyksen ajalle osuvat afterit tai tiimipäivät edesauttavat porukkaan kuulumista,” Joni lisää. Hän kertoo myös, että uusi tiimiläinen otetaan mukaan esimerkiksi vapaamuotoisiin keskusteluihin ja erilaisiin foorumeihin, joissa puhutaan töiden ulkopuolisia asioita.

Vinkit onnistuneeseen perehdytykseen

Joni muistuttaa, että perehdytys ei pääty perehdytysjakson loppumiseen. Frendyllä koutsi on uuden työntekijän luottohenkilö, ja tämä voi jatkua pitkäänkin, varsinkin jos on saatu luotua hyvä luottamussuhde. Jonin mielestä onnistuneen perehdytyksen avaimia ovat hyvä etukäteissuunnittelu ja perehdyttäjälle riittävästi aikaa omistautua tehtävälle ja antaa aikaa uudelle työntekijälle. Joni mainitsee, että koutsi mukauttaa perehdytystä aina kunkin oppijan mukaan. Siksi on tärkeä kysyä heiltä, oppivatko he esimerkiksi parhaiten lukemalla, kuuntelemalla vai tekemällä. Näin perehdyttäjä voi tarjota sellaisia oppimistapoja, jotka sopivat kullekin yksilölle parhaiten.

Uudelle työntekijälle tulee myös olla selvää, kuka on hänen perehdyttäjänsä ja varmistaa, että hän tuntee olonsa tervetulleeksi. Työntekijän aktiivisuus ja kiinnostus ovat myös tärkeitä tekijöitä perehdytyksen onnistumisessa. ”Hyvä perehdytys luodaan sitä kautta, että työntekijälle tulee tervetullut olo sekä luottavainen ja innostunut fiilis tehtävästä,” Suvi summaa.